Manajemen Waktu

Konsep manajemen waktu sebenarnya sederhana. Anda memilki sejumlah kegiatan untuk dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tantangannya adalah mengelola pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut sedemikian rupa sehingga dapat selesai dengan kualitas yang maksimal dan stress yang minimal. Salah satu alat bantu yang dapat digunakan untuk mengelola waktu adalah penjadwalan.

Strategi Penjadwalan

Inti dari penjadwalan adalah kita membuat rencana pemanfaatan waktu. Memang hidup tidak dapat direncanakan rinci tiap detiknya karena begitu banyak hal yang diluar kendali kita. Akan tetapi dengan memilki perencanaan yang baik setidaknya Anda memiliki pola yang jelas untuk mengoptimalkan waktu dan mengurangi peluang anda terlupa untuk suatu aktivitas.

Menyusun jadwal juga memerlukan strategi supaya efektif. Berikut ini adalah strategi yang dapat kita pakai

1.       Buat Daftar Kegiatan. Berikut ini adalh hal-hal yang dimasukkan dalam daftar kegiatan.

·         Aktivitas rutin terjadwal. Yakni kegiatan-kegiatan yang rutin dan telah ditetapkan waktu pelaksanaannya. Umumnya kita tidak memilki wewenang mengubah waktu pelaksanaannya atau tenggat waktunya. Contohnya aktivitas ini adalah rapat mingguan dan laporan bulanan.

·         Aktivitas rutin tidak terjadwal. Yakni kegiatan-kegiatan yang rutim dilakukan namun pelaksanaannya bisa diatur sendiri. Misalnya olahraga rutin atau berkumpul bersama teman-teman.

·         Aktivitas insidentil terjadwal. Yakni kegiatan tidak rutin yang bisa jadi waktunya telah ditentukan jauh-jauh hari. Misalnya acara reuni SMA atau pertemuan keluarga. Umumnya aktivitas ini memilki karakteristik penting.

·         Aktivitas insidentil tidak terjadwal. Yakni kegiatan rutin yang waktunya diberitahukan tiba-tiba. Misalnya saja rapat mendadak karena ada situasi harus segera ditangani. Umumnya aktivitas ini memilki karakteristik penting dan mendesak.

2.       Tentukan Skala Prioritas. Untuk mengoptimumkan penggunaan waktu, kita perlu membuat skala prioritas dari stumpuk kegiatan yang harus kita lakukan. Setelah semua kegiatan didaftarkan, golongkan mereka berdasarkan skala prioritas kita. Misalnya anka 1 untuk kegiatan-kegiatan yang dianggap paling penting. Angka 2 untuk kegiatan yang tidak begitu penting dan seterusnya. Suatu kegiatan memilki prioritas tinggi bila:

·         Pihak lain bergantung pada hasil kegiatan tersebut.

·         Tidak dapat diwakilkan.

·         Tidak dapat dijadwal ulang.

·         Akan berdampak buruk jika tidak dilakukan.

·         Kesempatan untuk melakukannya sangat langka.

3.       Perkirakan Waktu untuk Tiap Kegiatan. Waktu yang kita butuhkan untuk setiap kegiatan dapat diperkirakan dari pengalaman-pengalaman kita sebelumnya. Hanya saja untuk setiap aktivitas kita patut bertanya :

·         Apakah pengerjaannya selama ini sudah efisien?

·         Apakah kita dapat mengerjakannya dengan cepat?

·         Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan aktivitas itu?

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang belum pernah kita kerjakan, ada baiknya kita memberikan waktu tambahan. Jadi, kalau kita memperkirakan tugas tersebut bisa selesai dalam waktu 2 jam, kita dapat menambahnya setengah jam. Hal ini dapat dipertimbangkan karena memang ada hal-hal tertentu yang memilki tingkat kerumitan tinggi atau berhubungan dengan orang lain.

Selain itu kita juga harus realistis dalam memperkirakan waktu pengerjaan. Misalnya saja, rasanya sangat tidak realistis bila anda hanya mealokasikan waktu 15  menit untuk menyusun sebuah proposal yang Anda sendiri belum yakin isinya apa.

4.       Alokasikan Waktu. Kegiatan-kegiatan terjadwal tidak bisa kita kendalikan kapan waktu pelaksanaannya. Tetapi kegiatan-kegiatan tidak terjadwal dapat kita selipkan di antara apa yang sudah terjadwal. Sebisa mungkin pilih waktu pelaksanaan yang efektif. Misalnya, untuk pengerjaan sesuatu yang memerlukan konsentrasi tinggi, pilih saat di mana pikiran masih dalam kondisi segar.

5.       Evaluasi Penerapan Jadwal. Setelah seminggu berjalan, amati apakah semua aktivitas dapat dilakukan dengan baik? Bila masih banyak tanggung jawab terlalaikan dan banyak waktu terbuang, maka ada kemungkinan jadwal yang kita buat belum efektif. Lakukan revisi yang diperlukan misalnya dengan mengurangi kegiatan dan mempertimbangkan pendelegasian tugas.

Belajar Bilang Tidak. Terkadang untuk mendapatkan kesan positif, kita merasa segan untuk menolak permintaan rekan kerja, terutama atasan. Akan tetapi, kita juga perlu mengetahui batas kemampuan. Bila merasa beban kerja terlalu banyak hingga tidak mungkin memberi hasil yang baik, sebaiknya sampaikan fakta tersebut secara elegan. Anda tidak harus menolak tanggung jawab tersebut, namun Anda bisa saja meminta waktu pengerjaan ekstra atau menawarkan pendelegasian tugas tersebut pada orang lain sembari mengajukan alasan yang logis dan berdasarkan fakta.

Dikutip dari : “Sukses dengan Soft Skills”, Direktorat Pendidikan Institut Teknologi Bandung.
  
Tips Manajemen Waktu


  Jangan Menangguhkan.
 Lakukan saat ini juga. Cara mencegah penundaan adalah deadline waktu untuk tujuan yang harus di capai.

Lacak Aktivitas Anda. Kebanyakan orang akan menemukan kalau mereka memiliki tiga jam dalam tiap hari yang sebenarnya dapat digunakan untuk hal yang lebih membangun atau tindakan yang efisiean. Kurangi waktu yang Anda gunakan untuk bertelepon, membolak-balik majalah atau surfing di web yang tak mengahasilkan apapun, dan batasi kegiatan-kegiatan yang tak penting.

Berkonsentrasi Pada Hasil. Banyak orang melewatkan waktu mereka sepanjang hari dengan aktivitas yang hiruk-pikuk, tapi hanya sedikit membuahkan hasil. Itu semua terjadi karena mereka tak berkonsentrasi pada hal yang benar. Dengan lebih berkonsentrasi pada sedikit prioritas 'utama' secara teratur, Anda dapat mencapai lebih banyak hal dalam waktu singkat.

Ingat Prisip 80/20. 20% aktivitas Anda akan memberi Anda 80% dalam bentuk hasil. Tujuan Anda adalah mengubah ini untuk memastikan kalau Anda berkonsentrasi sebanyak usaha yang mungkin Anda lakukan untuk hasil tertinggi dari tujuan.

Gunakan Waktu Perjalanan Dengan Bijaksana. Sebagai contoh, jika Anda memilih naik bus atau kereta untuk menuju tempat kerja, apakah ini menyediakan kesempatan untuk membuat penggunaan waktu Anda jadi lebih baik? Atau jika Anda nyetir sendiri, apa Anda bisa mendengarkan rekaman pendidikan atau motivasional yang dapat membuat Anda memperbaiki ketrampilan dan lebih produktif?

Merespon Dengan Cepat. Ketika memungkinkan, lakukan tindakan pada hari yang sama saat Anda menerimanya. Jangan biarkan komputer, meja dan pikiran Anda jadi bertumpuk dengan hal yang tak berguna.

Bersikap Tegas. Belajarlah berkata tidak pada orang lain. Waktu Anda sangat berharga. Jadi jangan biarkan orang lain menentukan atau memanfaatkan Anda untuk kepentingan rencana mereka. Batasi gangguan sebisa mungkin. Tutup pintu Anda, matikan nada dering telepon atau minta dengan terus terang agar Anda tidak diganggu.

Jadwalkan Waktu Untuk Bersantai. Saat Anda mengatur waktu dan bisnis Anda, pastikan untuk menyisihkan saat untuk bersantai. 

sumber: kompas